Qualitätsmanagement remote

Print Friendly, PDF & Email

Was geht – was geht nicht? Digitale Zusammenarbeit ist Realität. Ich möchte keine Philosophie daraus machen, ob es besser ist, sich persönlich zu treffen, oder ob eine Online-Zusammenarbeit unübertrefflich ist. Meiner Meinung nach geht es nicht um das „oder“, sondern um das „und“. Für mich als Auditorin, Beraterin und Coach ist es wichtig, alle Wege anzubieten und auch die Grenzen zu kennen.

Interne Audits remote

Remote-Audits sind mittlerweile etabliert, nicht zuletzt, weil die Zertifizierungsgesellschaften sie verstärkt nutzen. Während Zertifizierungsaudits häufig zweiteilig ablaufen (Anteil remote – Anteil vor Ort), halte ich es für sinnvoll interne Audits mit einer anderen Brille zu sehen: Welche sinnvollen Stichproben kann ich in dem Unternehmen per Remote-Audit ziehen, um zu zuverlässigen Feststellungen zu gelangen?

Bei Produktionsunternehmen sind interne Remote-Audits schwierig bzw. sehr eingeschränkt, da ich nur eine Dokumentenprüfung machen kann. Der komplette Kernprozess und wichtige Unterstützungsprozesse (Instandhaltung, Qualitätssicherung) können nicht besichtigt werden.

Gleiches gilt für Dienstleistungsunternehmen im Gesundheits- und Sozialwesen. Je nachdem (es ist unternehmensabhängig) ist ein internes Remote-Audit nur eingeschränkt möglich.

Sehr gut funktionieren Remote-Audits in Unternehmen, die ohnehin eher virtuell arbeiten. Interne Audits finden dann in der Regel in Meeting-Räumen statt. Im internen Remote-Audit sind es die Arbeitsplätze bzw. das Home Office. Übrigens ist das Home Office für mich keine saisonale Erscheinung, sondern schon immer Bestandteil von internen Audits gewesen. Ich bestehe nicht darauf, dass Personen für ein 30-minütiges Auditgespräch zwei Stunden Fahrzeit auf sich nehmen, wenn sie technisch zugeschaltet werden können. Die Zusammenarbeit mit dem mobilen Arbeitsplatz besteht sonst auch und das Funktionieren von Schnittstellen lässt sich so unter realen Umständen auditieren.

Meine Erfahrungen mit internen Remote-Audits sind grundsätzlich positiv. Eine Kombination mit einem vor Ort-Audit ist innerhalb eines Zertifikatszyklus (3 Jahre) jedoch sehr zu empfehlen, sonst kann die Normenkonformität nicht vollständig festgestellt werden: Infrastruktur, Prozessumgebung und weitere Ressourcen können nur vor Ort auditiert werden.

QM-Beratung remote

Beratung hat viele Facetten: Aufbau eines QM-System bis hin zu Projektthemen und Impulse für Verbesserungsansätze.

Von Null auf Zertifizierungsmodus: Aufbau eines QM-Systems

Als Beraterin muss ich das Unternehmen verstehen und die Menschen kennenlernen, zumindest die oberste Leitung und den/die QMB. Da viele meiner Kunden aus der „bei uns ist alles anders“-Branche kommen, das heißt Ideen in Prozessen umsetzen, die nicht mit einer herkömmlichen Kunden-Lieferanten-Kette gleichzusetzen sind, ist es für mich notwendig, Zusammenhänge zu verstehen. Das geht am allerbesten vor Ort. Aus den ersten Gesprächen geht außerdem der Handlungsbedarf für das QM-System hervor.

Einzelne Bestandteile der Beratung (Wissen vermitteln, siehe unten) lassen sich remote einflechten.

Bestehendes QM-System

Bei bestehenden, sogar zertifizierten QM-Systemen ist der Bedarf an Beratung oft anders gelagert. Geht es um fachlichen Input, halte ich Remote-Meetings (siehe QM quick) sogar für eine optimale Unterstützung.

Meine Erfahrung sagt mir, dass Kunden oft sehr genau wissen, was sie brauchen. Mal ist es „nur diese eine Frage“, die dringend geklärt werden muss. Ein anderes mal ist es „wir müssen das mal gründlich ansehen“.

Die Form der Beratung wird häufig durch bestehende Strukturen bestimmt. Arbeiten Sie eher auf Papierbasis, brauchen Sie jemanden, die mit Ihnen am Tisch sitzt. Wenn Sie ohnehin digital aufgestellt sind, lässt sich per Screensharing („Bildschirm teilen“) Einblick nehmen. Dazu brauchen Sie kein IT-Crack zu sein.

Personal Coaching online

Personal | Business Coaching

Telefon-Coachings sind seit Jahren bereits gängig, Online-Coachings werden dagegen kritisch beäugt. Nachvollziehen kann ich das nicht, denn im Gegensatz zum Telefonat kann ich meinen Coachee per Video sehen. Ich habe positive Erfahrungen mit Online-Coachings. Ob es für Sie das richtige ist, können nur Sie entscheiden. Hier gibt es erst recht kein richtig oder falsch.

Wichtig ist in dieser Situation, dass Sie sich in einer ruhigen, wirklich ungestörten Umgebung befinden.

Team-Coaching führe ich online nicht durch. Bei einem Team ist mehr im Raum als nur eine Gruppe Personen. Nennen Sie es Energie oder Spirit, das ist mir gleich. Die Körpersprache untereinander hat einen höheren Stellenwert, die bei einer Online-Sitzung unterbunden wird.

Blended Learning: Wissen vermitteln

Ein Teil der Beratungsleistung besteht aus Inhouse-Schulungen. Für die Teilnehmenden ist die Wahrnehmung unterschiedlich: QM-Erfahrene lassen sich problemlos einen ganzen Tag auf QM-Themen ein. Auch sie sind am Ende des Tages angemessen müde.

Kolleginnen und Kollegen (zum Beispiel Prozesseigner*innen, interne Auditor*innen), die nicht jeden Tag mit QM-Themen und der Fachsprache konfrontiert sind, haben mit Online-Trainings eine bessere Chance, den Stoff zu erfassen. Mehrere Trainings in zeitnahen Abständen haben sich als erfolgreich erwiesen.

Die übliche Zeitgestaltung bei Tagesseminaren sieht vor, nach ca. 90 Minuten eine Pause einzulegen. Die Konzentration ist online etwas anders: Hier empfehle ich 60-minütige Einheiten und davon maximal zwei hintereinander (unterbrochen von 30 Minuten Pause).

Wo treffen wir uns?

In dieser Frage bin ich sehr dankbar um den Austausch mit Kollegen und Kolleginnen aus meinem Netzwerk GABAL e. V. Es gibt so viele Plattformen und Möglichkeiten, die ich alleine nicht ausprobieren kann.

Bisher habe ich positive Erfahrungen mit Zoom, MS Teams und TeamViewer. Die Software-Lösungen habe ich für Online-Seminare, Qualitätszirkel online und in der Beratung getestet und für gut befunden. Auch Coaching-Gespräche gelingen per Zoom oder MS Teams sehr gut.

In der Regel ist der Umgang mit der Software problemlos. Bitte klären Sie intern (Datenschutz und IT), welche Systeme von Ihnen favorisiert werden bzw. ein No-Go darstellen.

Persönliches Kennenlernen ist nicht ausgeschlossen. 😊

(Beitragsfoto: © Alexander Antropov | pixabay.com)

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.