Beantragen Sie Fördermittel für die QM-Beratung

Update April 2022 zur Förderung: Das Programm läuft zum Jahresende 2022 aus! Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) hat die Richtlinien zur Förderung des Mittelstandes verändert und Anforderungen an Nachweise verschärft. Nutzen Sie als KMU weiterhin die bereitstehenden Fördermittel. Das heißt, Sie können als mittelständisches Unternehmen von Januar 2021 bis Dezember 2022 die „Förderung unternehmerischen Know-hows“ in Anspruch nehmen.

Sie lesen in diesem Artikel:

Wofür gibt es Fördermittel?
Was wird nicht gefördert?
Wer wird gefördert?
Wie hoch ist die Fördersumme?
Was Sie für die Förderung tun müssen
Nachweise der Beratung
Beratung mit Hand und Fuß
Neues Programm, neue Chance
Fragen zur Förderung

Wofür gibt es Fördermittel?

Im Merkblatt zu Beratungsarten und Beratungsthemen („Informationen zum Thema“) listet das BAFA Arten und Themen auf, die gefördert werden. Darin ist unter anderem die „Einführung oder Anpassung eines Qualitätsmanagementsystems im Unternehmen“ erwähnt, die zu den förderungsfähigen Themen gehören. Zum einen können Sie laut Merkblatt für Ihre erstmalige Einführung eines QM-Systems einen Förderantrag stellen. Zum anderen können Sie bei einer bestehenden Zertifizierung eine Förderung beantragen. Letzteres trifft zu, wenn Sie zum Beispiel für die Anpassung eines QM-Systems an Ihre Unternehmensentwicklung eine externe Beratung brauchen.

Das Förderprogramm besteht schon länger und hat auch in der zurückliegenden Förderzeit die Beratung von QM-Systemen unterstützt. In den vergangenen Jahren wurden folgende Projekte meiner Kunden gefördert:

– Das Unternehmen hat ein QM-System eingeführt.

– Durch personelle Veränderungen war das notwendige QM-Wissen nicht mehr im Unternehmen. Folglich konnte das Unternehmen Abweichungen aus Zertifizierungsaudits nur mit Hilfe von Beratung beheben.

– Die Unternehmensentwicklung hat eine größere Veränderung des QM-Systems notwendig gemacht.

– Die letzte Normenrevision der ISO 9001 führte bei mehreren Kunden zur aufwendigen Umstellung des QM-Systems. Das Wissen zu neuen Anforderungen wurde durch Beratung in das Unternehmen eingebracht.

Im Moment ist eine erneute Normenrevision nicht in Sicht.

Was wird nicht gefördert?

Nicht förderfähig sind Kosten für:

• Zertifizierung durch eine Zertifizierungsgesellschaft
• Seminare
• Workshops

Das heißt mit anderen Worten, es wird ausschließlich die Beratung als förderfähig anerkannt.

Wer wird gefördert?

Als mittelständisches Unternehmen (KMU) sind Sie berechtigt, Fördermittel zu beantragen. Laut BAFA gelten Sie als KMU, wenn Sie folgende Bedingungen erfüllen:

• rechtlich selbstständig im gewerblichen Wirtschaftsbereich oder einem der Freien Berufe sind.
• den Betrieb oder die Zweigniederlassung in Deutschland führen.
• bis max. 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigen.
• weniger als 50 Millionen Euro Jahresumsatz haben oder eine Jahresbilanzsumme von nicht mehr als 43 Millionen Euro überschreiten.

Meine Kunden befinden sich in Deutschland und gehören zu den KMU. Diese Unternehmen stammen aus unterschiedlichen Branchen und führen unterschiedliche Rechtsformen. Dabei reichen die Unternehmensgrößen von unter 10 Personen bis etwa 200 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

Wie hoch ist die Fördersumme?

Das BAFA nennt unterschiedliche Kategorien der förderfähigen Unternehmen. Dazu gehören Jungunternehmen, Unternehmen in Schwierigkeiten und Bestandsunternehmen. Zu den letzteren zählen Sie ab dem dritten Jahr nach Gründung. Darüber hinaus ist die Fördersumme vom Bundesland abhängig. Weitere Informationen dazu gibt das BAFA unter „Förderhöhe“.

Zusammengefasst beträgt die mögliche Fördersumme:

• Jungunternehmen (bis 2 Jahre auf dem Markt): zwischen 2.000 € und 3.200 €,
• Bestandsunternehmen: zwischen 1.500 € und 2.400 €,
• Unternehmen in Schwierigkeiten: 2.700 €.

Beachten Sie bitte, dass diese Fördermittel ein Zuschuss sind und nicht zurückgezahlt werden müssen. Dabei werden die Gelder nur an das antragstellende Unternehmen ausgezahlt, nicht an das beratende Unternehmen. Erst nach Abschluss der Beratung erfolgt die Überweisung.

Die Fördersummen bei meinen Kunden waren unterschiedlich hoch. Gemäß den Bestimmungen werden nicht die vollständigen Beratungskosten erstattet, sondern nur bezuschusst. Dabei trägt das Unternehmen einen größeren Anteil, der vom Beratungsaufwand abhängig ist.

Die Bestätigung der Förderung und die Auszahlung erfolgten innerhalb von ca. 14 Tagen. Voraussetzung dafür ist eine sorgfältige Nachweisführung von Ihrer Seite.

Was Sie für Fördermittel tun müssen

Im Folgenden möchte ich Ihnen den groben Ablauf darstellen. Bitte vergessen Sie nicht, dass nur Sie als Unternehmen den Antrag stellen können und nicht das beratende Unternehmen. Klären Sie daher im Rahmen der ersten Beratungsgespräche, ob Sie einen Antrag stellen können und möchten. Stellen Sie dann zuerst den Antrag auf Fördermittel. Wenn Sie vom BAFA die Inaussichtstellung erhalten haben, können Sie das Beratungsprojekt beginnen. Der Start sollte nun zeitnah sein, da Sie ggf. innerhalb einer Frist von sechs Monaten die Nachweise vorweisen müssen.

1. Antrag stellen

Stellen Sie den Antrag online. Die Rückmeldungen meiner Kunden aus den letzten Jahren dazu sind positiv, denn die Antragstellung funktioniert online problemlos.

Im Online-Antrag nennen Sie den Namen der beratenden Person. Diese beratende Person muss für das Förderprogramm registriert sein, sonst ist keine Förderung möglich. Das BAFA verweist in seinen Richtlinien für Beratungsunternehmen darauf, dass die beratende Person und nicht ein Consulting-Unternehmen genannt werden muss. Diese Regel ist nachvollziehbar, denn schließlich werden Sie als KMU von Personen beraten, deren Know-how für das Gelingen der Beratung notwendig ist.

Ich bin seit 2016 für das Förderprogramm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ des BAFA registriert. Dementsprechend habe ich meine Unterlagen für die Registrierung im Januar 2021 aktualisiert.

Grundsätzlich informiere ich meine Kontakte im ersten Gespräch über die Fördermöglichkeiten, denn oftmals ist das Förderprogramm unbekannt. Das heißt mit anderen Worten: Meistens kann ich eine erste Einschätzung geben, ob ein Antrag sinnvoll ist.

Die Durchführung eines Projektes ist nach meiner Erfahrung nicht von Erfolg gekrönt, nur weil es gerade Fördermittel gibt. Folglich stelle ich in meinen Berichten ausschließlich die Realität dar und konstruiere keine Darstellung, „damit es was gibt“.

2. Unverbindliche Inaussichtstellung der Fördermittel

Danach warten Sie bitte auf die Antwort des BAFA. Nach kurzer Zeit erhalten Sie die „unverbindliche Inaussichtstellung“, die nichts anderes als eine Zusage unter Vorbehalt ist.

Wenn es zu einer Verzögerung kommt, liegt das oft an unklaren oder unvollständigen Antragsunterlagen. Sollte das der Fall sein, wird das BAFA Sie kontaktieren. Daher sollten Sie den Antrag in einer ruhigen Minute stellen und unklare Aspekte mit Ihrer Beraterin oder Ihrem Berater besprechen.

Eine Inaussichtstellung erfolgt sein Januar 2021 nur noch, wenn Ihr Berater oder Ihre Beraterin registriert und von der BAFA freigeschaltet sind.

Meine Kunden berichteten von einer zügigen Antwort, nachdem sie den Antrag vollständig ausgefüllt haben.

Vermutlich geht es Ihnen ähnlich wie vielen meiner Kunden: Man stellt nicht oft solche Anträge. Nach Informationen des BAFA sind Kleinigkeiten in Form von formellen Widersprüchen der häufigste Anlass zur Nachfrage.

Das BAFA informiert übrigens alle Beraterinnen und Berater über Änderungen und Richtlinien für Förderprogramme. Dennoch möchte ich betonen, dass ich Beraterin für QM-Systeme und nicht für Fördermittel bin.

3. Beratung kann beginnen

Von Beginn an ist eine Nachweisführung notwendig. Das ist Aufgabe Ihrer Beraterin oder Ihres Beraters. Es entsteht ein Beratungsbericht, zu dem Sie unter „Nachweise der Beratung“ mehr erfahren. Fördermittel für KMU können Sie natürlich nur für das angemeldete Beratungsprojekt beanspruchen. Das Projekt können Sie nicht im Laufe der Beratung umdefinieren oder beliebig erweitern.

4. Nachweise elektronisch einreichen

Zum Abschluss laden Sie die Nachweise über das Portal des BAFA hoch. Verwendungsnachweise müssen sechs Monate nach der Inaussichtstellung, spätestens bis zum 31.12.2022 eingereicht werden.

Im positiven Fall erhalten Sie nach Prüfung der Unterlagen die Zuwendung auf Ihr Geschäftskonto. Das BAFA nimmt zu Ihnen Kontakt auf, wenn noch etwas unklar ist oder fehlt.

Nachweise der Beratung von KMU

Am Ende sollen die Fördermittel zügig bei Ihnen sein. Sorgen Sie deshalb frühzeitig dafür, dass alles komplett ist.

1. Bericht mit Analyse und Maßnahmen

Die Beratung verfolgt ein Ziel. Von der Ausgangssituation bis zum Ziel setzen Sie mit der Beratung passende Maßnahmen um. Es gehört zur Pflicht des Beraters oder der Beraterin, die Ausgangssituation zu erfassen und im Bericht zu dokumentieren. Im Bericht folgt eine Analyse und vor allen Dingen müssen konkrete Maßnahmen ausgesprochen werden.

Am Ende der Beratung wurde das festgelegte Ziel verfolgt und im Idealfall erreicht. Als Nachweis dient entweder das angestrebte Zertifikat oder ein Kurzbericht der Beraterin über den Projektabschluss.

Die Nachweise sind vor dem Hochladen von Beraterin und Antragsteller zu unterschreiben.

Die Bestandsaufnahme kommt einem Delta-Audit gleich. Mein Bericht beschreibt nicht nur die Situation wie es im Rahmen von Audits üblich ist (Feststellungsbericht). Zusätzlich bespreche ich Lösungsmöglichkeiten mit Ihnen, so dass schon früh ein vollständiges Bild der Maßnahmen deutlich wird.

2. Rechnungen und Kontoauszug

Antragsteller gehen in Vorleistung und belegen dies mit Kontoauszügen. Reichen Sie die Rechnungen und Kontoauszüge elektronisch ein.

Ausdrucke von Online-Ansichten Ihres Bankkontos reichen dabei nicht aus. Das Wort „Kontoauszug“ muss verbindlich auf einem Auszug zu erkennen sein. Ist das nicht der Fall, benötigen Sie eine Bankbestätigung. Am einfachsten ist also ein klassischer Kontoauszug.

Beratung mit Hand und Fuß für Fördermittel

Das Förderprogramm ermöglicht dem Mittelstand eine professionelle Beratung. 2020 hat wohl auch das BAFA einige „kreative Anträge“ erhalten. Diese Anträge sollen jedoch sinnvoll sein.

Zum einen hat das BAFA die Voraussetzungen für die Zulassung von beratenden Personen verbessert. Nachweise zu den Personen müssen nun spätestens alle zwei Jahre aktualisiert werden. Zum anderen ist die Aufklärungspflicht von Beratern zum Projekt mit sorgfältigen Nachweisen zu belegen.

Neues Programm, neue Chance auf Zuschuss für KMU

Jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, mit dem Förderprogramm Beratung zu beanspruchen. Damit räumt Ihnen das BAFA eine weitere Chance auf Fördermittel ein. Wenn Sie in den letzten beiden Jahren bereits Fördergelder erhalten haben, können Sie im neuen Programm wieder einen Antrag stellen. Unternehmen in Schwierigkeiten können im neuen Zeitraum zweimal geförderte Beratungen wahrnehmen.

Fragen zur Förderung

Das BAFA stellt auf seiner Internetseite sehr viele Informationen für den Mittelstand bereit. Bisher haben meine Kunden sich damit sehr gut zurechtgefunden. Vielleicht gibt es für Sie noch weitere Förderprogramme. Das BAFA ist telefonisch und per E-Mail erreichbar.

Bei Fragen zur Beratung kontaktieren Sie mich gerne.

(Beitragsfoto: Alexas Fotos @ pixabay.com)