ISO 9001:2015 zu Ressourcen

Eine Anforderung der Norm öffnet die Tür für die externe Dienstleistung: Die Organisation muss darauf achten, ob es aufgrund eigener Ressourcen in der Lage ist, das QM-System zu leben oder dafür externe Unterstützung benötigt (Kapitel 7.1.1, a und b). Es liegt im Aufgabenbereich der obersten Leitung, Aufgaben und Befugnisse so zu verteilen, dass die Anforderungen der ISO 9001 umgesetzt werden können (Kapitel 5.3, a).

Geht nicht, gibt’s nicht

So wie bei einem internen QMB die Stellenbeschreibung ganz klar Befugnisse und Einsatzgebiet festhalten muss, ist es beim externen QMB der deutlich formulierte Vertrag. Ausschlaggebende Kriterien für das Gelingen der Zusammenarbeit mit einer externen Person sind:

• Teilnahme an Managementsitzungen
• zeitliche Verfügbarkeit im Unternehmen
• Befugnisse, die sich evtl. in einer Unterschriftenregelung erkennen lassen
• QMB bewegt sich im Unternehmen wie ein Mitarbeiter (nicht wie ein Gast)

Eine Formulierung wie „Pflege des QM-Systems“ ist also zu pauschal. Möglicherweise wurden bisher nicht alle Verträge mit externen Beauftragten ausführlich genug gestaltet, so dass in den bisherigen Normenfassungen die Zweifel an der Normenkonformität ihren Aufschwung bekamen. Das Aufgabenspektrum sollte genauer beschrieben werden. Dazu gehören zum Beispiel (je nach Unternehmen):

• Unterstützung und Beratung der obersten Leitung im QM-System
• Interne Schulungen
• Vorbereiten, Durchführen und Dokumentieren von internen Audits
• Unterstützen von QM-Maßnahmen im Unternehmen
• Änderungsdienst von QM-Dokumentation überwachen
• Moderation und Protokollieren von jährlichen Managementbewertungen
• Organisatorische Vorbereitung und Begleitung von Zertifizierungsaudits

Eine klare Aufgabenteilung und -zuweisung ist das Ziel des Vertrages.

Aufgaben delegieren

Die ISO 9001:2015 fordert mehr Engagement der Führung im Qualitätsmanagement. Um Qualitätsinteressen nachhaltig durchzusetzen, sind Befugnisse notwendig, die in der Managementebene zu finden sind. Die Frage nach dem externen QMB taucht in größeren Unternehmen kaum auf, da entsprechendes Personal vorhanden ist. Die Gretchenfrage betrifft eher kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). In vielen KMU ist die Geschäftsführung selbst QMB. Die Geschäftsführung ist bereits ein ausfüllender Job, weshalb es eine logische Schlussfolgerung ist auf einen Berater zurück zu greifen und vom Recht des Delegierens Gebrauch zu machen.

Die juristische Seite des externen QMB

Für andere Beauftragte (z.B. Arbeits- und Strahlenschutz) gibt es gesetzliche Regelungen, die auf eine entsprechende Weisungsbefugnis für externe Berater hinweisen. Eine gesetzliche Regelung für Qualitätsmanagement-Beauftragte gibt es nicht, jedoch sind die Forderungen der Norm eindeutig (woraus eine juristische Selbstverpflichtung entsteht). Stolpersteine aus juristischer Sicht können zwei Aspekte sein:

• Beschäftigungssicherung – Wenn bereits durch einen Arbeitnehmer die Aufgabe des QMB intern wahrgenommen wird.
• Weisungsrecht – Konflikt zwischen externem QMB und den internen Verantwortlichen für Prozesse.

Mein Plädoyer für den internen QMB

Es ist also möglich im Sinne von normenkonform, einen Dienstleister als QMB zu berufen (Freiberufler, Mitarbeiter eines Beratungsunternehmens o.ä.). Aber nur weil es möglich ist, ist es nicht zwingend eine gute Lösung.

Seit 2015 ist die Benennung des QMB keine Pflicht mehr. Dennoch sehe ich bei meinen Kunden keine Veränderung der bewährten Struktur, den QMB als Stabsstelle und somit als beratende Funktion der obersten Leitung zu berufen. Externe Beratung kann als Dienstleistung jederzeit in Anspruch genommen werden. Ein funktionierendes Qualitätsmanagement-System benötigt einen ständigen Begleiter und Ansprechpartner im Unternehmen.

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