Outsourcing von QM-Aufgaben

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Mit jeder Normenrevision frischen die Diskussionen aufs Neue auf: Ist es normenkonform, die Funktion des QMB an ein externes Berater-Unternehmen auszulagern? Wird die Dokumentation im QM-System leichter?

Das Geschäft mit lästigen Aufgaben

Um es gleich vorweg zu nehmen: Verantwortung zu tragen und Entscheidungen zu treffen können Sie nicht auslagern. Jede Normenrevision der Vergangenheit und wahrscheinlich auch der Zukunft beflügelt die Diskussion um Aufgaben, die nicht gemacht werden müssen.

Der Externe als QMB?

Ja, es gibt Unternehmen, die einen „Externen als QMB beschäftigen„. In dieser Formulierung liegt ein Hinweis auf den Vertrag, der dahinter steckt. Diese externe Person ist vertraglich an das Unternehmen gebunden und wird somit zum „Internen“ mit besonderen Aufgaben (meist als Stabsstelle). Der QMB verbringt pro Monat eine vereinbarte Anzahl von Stunden im Unternehmen und nimmt die vertraglich festgelegten Aufgaben wahr. Das Unternehmen wiederum hat eine Person zum Mitarbeiter gemacht, die „neben“ dieser Tätigkeit freiberuflichen Aufgaben nachgeht.

Daraus ergibt sich, dass sich der „externe“ QMB als Mitarbeiter im Unternehmen bewegt und nicht als Gast.

Die Frage der Verantwortung

Verantwortung für das Qualitätsmanagement kann die oberste Leitung nicht delegieren oder auslagern. Die oberste Leitung spielt eine alles entscheidende Rolle: Sie ist für die Managementprozesse verantwortlich, die im wesentlichen aus strategischen Entscheidungen besteht.

Dokumentationsaufgaben nicht auslagern!

QM-Dokumentation und die angebliche Bürokratie dahinter wird gerne zum aufgeregten Diskussionspunkt. Bei der Einführung eines QM-Systems steckt darin viel Arbeit. Betrachten Sie diese Arbeit aus dieser Sicht: Die Dokumentation ist das wertvolle und klärende Ergebnis all Ihrer Diskussionen, Entscheidungen und ersten Verbesserungsmaßnahmen.

Für viele Verlage, Berater oder „Dokumentationsexperten“ ist das Bedürfnis diese Aufgabe loszuwerden ein wunderbarer Aufhänger, Ihnen zu versprechen ein „individuelles QM-Handbuch“ binnen kürzester Zeit zu erstellen. Damit ist in der Regel auch noch das Versprechen gekoppelt die Zertifizierung zu „bestehen“.

Ganz ehrlich: Von extern erstellten QM-Handbüchern halte ich nichts.

Nutzen Sie gerne Muster als Anregung! Ich gebe im Rahmen meiner Beratung meinen Kunden ebenfalls Dateien an die Hand (siehe Downloads meines QMB Infobriefes). Sie sind hilfreich und zeigen mögliche Ansätze für eigene Ideen. Daran angelehnt erarbeiten Sie Ihre Dokumente selbst.

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Hilfe zur Selbsthilfe

Nutzen Sie für Ihr Unternehmen die fachliche Unterstützung von Freiberuflern und Consulting-Unternehmen. Sie holen damit lediglich Fachwissen und einen Diskussionspartner in Ihr Unternehmen. Entscheidungen werden im Unternehmen getroffen und getragen. Externe bringen ihre Expertise aus unterschiedlichen Projekten ein. Davon profitieren Sie, nicht vom Auslagern.

(Foto (c) Willi Heidelbach | pixelio.de)

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