QM-Dokumentation – mal mehr, mal weniger


Eigentlich ist es doch eine gute Nachricht, wenn die ISO 9001 ihre Anforderungen an die QM-Dokumentation zurücknimmt. Dennoch müssen mit der Revision 2015 die Dokumente betrachtet werden. Also doch mehr anstatt weniger Arbeit?

Es kommt drauf an

So beginnt oft meine Antwort, wenn es um die praktische Anwendung von Normenanforderungen geht. Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Der Aufwand in der Überarbeitung Ihrer Dokumentation hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Anforderungen an Dokumentation

Tatsächlich hat sich die ISO 9001:2015 zurückgenommen. In der Vergangenheit wurden sehr viele Rahmenbedingungen an die gesamte Dokumentation gefordert. Jedoch wandelt sich die Zeit und nicht nur die QM-Systeme der Unternehmen sind individuell – auch deren Dokumentation. Da sind von der Norm festgelegte Rahmenbedingungen manchmal hinderlich.

Nach wie vor ist es sinnvoll diese Rahmenbedingungen zu gestalten. Allerdings hat ein Unternehmen jetzt mehr Gestaltungsfreiheit. Bereits zertifizierten Unternehmen empfehle ich, die Rahmenbedingungen erst einmal zu belassen wie sie sind und sich um die neuen Anforderungen zu kümmern.

Unternehmen, die ein QM-System gerade aufbauen, empfehle ich, sich an ihren Prozessen zu orientieren. Kümmern Sie sich darum, Ergebnisse festzulegen (Leistungsindikatoren nicht vergessen), Verantwortliche zu benennen (bitte mit Stellvertretung), Ressourcen zu erkennen und auch den Input (Ergebnis des Vorgänger-Prozesses) festzulegen. Denken Sie darüber nach, was in jedem Prozess schief gehen kann und halten Sie die Lösung dafür fest. Schon sind Sie bei den wesentlichen Aspekten, die Ihre Dokumentation ausmacht.

Wegen der Normenrevision brauche Sie keine Änderungen an den Rahmenbedingungen der Dokumentation vorzunehmen.

Inhaltliche Änderungen der Dokumentation

Und jetzt kommt das große Aber.

Natürlich werden Sie die bestehende Dokumentation verändern, aber eher inhaltlich. Die Revision stellt Anforderungen an Prozesse, die ein Überarbeiten Ihrer Prozessdarstellung – mal mehr, mal weniger umfangreich – notwendig macht. Dinge, die Sie vielleicht verbessern müssen, können Sie aufgrund der folgenden Fragen herausfinden:

  • Ist das Ergebnis (Ziel) des Prozesses aus­reichend festgelegt und trans­parent?
  • Wo beginnt und endet der Prozess? Was ist die erste/letzte Tätigkeit?
  • Sind die Leistungsindikatoren bekannt? Wissen die Mitarbeiter im Prozess nach welchen Kriterien das Ergebnis gemessen wird?
  • Ist der Ablauf des Prozesses festgelegt? Der Detailgrad der Beschreibung folgt der Notwendigkeit und muss nicht einheitlich sein.
  • Sind die Ressourcen für den Prozess ermit­telt und festgelegt: Räumlichkeiten, Bedin­gungen für den Prozess (z.B. Temperatur), Apparatur, Maschinen, Arbeitsplatzausstattung, angemessen quali­fizierte Mitarbei­ter?
  • Wer ist für den Prozess verantwortlich? Ist die Stellvertretung geregelt?
  • Welche Risiken können im Prozess auftau­chen? Gibt es Maßnahmen, diese zu vermeiden?
  • Welche Informationen müssen bereitgestellt werden: Spezifikationen, Formulare, Anwei­sungen?
  • Welcher Input muss vom Prozess-Vorgänger angefordert werden? Die Anfor­derungen können sich an eigene Pro­zesse oder Lieferanten richten.

Damit haben Sie noch nicht alle Neuerungen der ISO 9001:2015 berücksichtigt.

Die kommende Überarbeitung Ihrer Dokumentation ist also inhaltlich, nicht formell. Somit beschäftigen Sie sich bitte nicht mit Fußnoten, Kapitelnummern und der Reorganisation der Versionsnummerierung.

Gehen Sie bitte in die Prozesse. Besprechen Sie mit Vorgesetzten und den Kollegen, ob die Prozesse ausreichend gestaltet sind.

 

(Foto (c) Eva-Maria Roßmann | pixelio.de)

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