Jetzt schon nach der neuen ISO 9001 arbeiten?


Die Revision wirft Ihre Schatten voraus. Angesichts der Terminverschiebung durch das TC176 für die Veröffentlichung der Finalen Entwurfsfassung auf Ende Mai 2015 kommt ein wenig Ungeduld auf. Schließlich informieren sich alle Zuständigen für QM-Systeme (QMS) bereits seit einem Jahr und würden gerne den nächsten Schritt nach vorne machen. Bekannt sind bisher die Anforderungen der ersten Entwurfsfassung von August 2014. Kann schon mit den Vorbereitungen für die neuen Anforderungen im Unternehmen angefangen werden?

Vorbereiten ja – zertifizieren: nein!

Niemand wird Sie davon abhalten, Ihr QMS weiter zu entwickeln. Die Entwurfsfassung (veröffentlicht im August 2014) gibt schon deutliche Hinweise, wo die Reise hingehen wird. Verlässlich werden einige Themen durch die High Level Structure (HLS), die seit 2012 gültig ist. Wann eine Zertifizierung nach ISO 9001:2015 machbar ist, kann im Moment noch nicht mit Bestimmtheit festgelegt werden. Voraussichtlich sind die ersten Zertifizierungen erst im Jahr 2016 zu erwarten. Bevor eine Zertifizierungsgesellschaft ein Zertifikat nach ISO 9001:2015 erteilen kann, müssen zwei Dinge geschehen:

  1. Die ISO 9001 muss freigegeben sein. Eine Zertifizierung nach einer Entwurfsfassung ist nicht möglich.
  2. Die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) muss die Zertifizierungsgesellschaft bestätigt haben.

Wert der Akkreditierung

Die DAkkS bestätigt durch ihre Akkreditierung, dass die Zertifizierungsgesellschaft in der Lage ist, eine Zertifizierung nach ISO 9001:2015 durchzuführen. Konkret heißt das: Die Auditoren der Zertifizierungsgesellschaft wurden geschult und wissen die neue Norm auszulegen. Entsprechende Nachweise muss jede Gesellschaft gegenüber der DAkkS erbringen.

Was Sie schon tun können

Die konkret formulierten Anforderungen sind noch nicht bekannt. Die HLS benennt jedoch schon in den Überschriften und Textpassagen Themen, die in Zukunft relevant werden. Womit Sie nun tatsächlich schon anfangen können (nicht müssen), sind folgende Aspekte:

  • Prozessmanagement verbessern
  • sich mit dem risikobasierten Denken vertraut machen
  • Ihre Interessierten Parteien (Stakeholder) ermitteln
  • Wissensmanagement aufbauen

Prozessmanagement verbessern

Prozesse rücken stark in den Vordergrund. Möglicherweise sind Sie in dem Punkt schon top aufgestellt (z.B. wenn Sie nach branchenspezifischen Normen wie ISO/TS 16949 arbeiten). Wenn Sie unsicher sind, beschäftigen Sie sich mit folgenden Fragen:

  • Haben wir alle Prozesse erfasst?
    Also nicht nur die Kernprozesse, die aufgrund ihrer Wertschöpfung und dem Kundenbezug zwangsläufig gut festgelegt werden, sondern auch Support- und Managementprozesse.
  • Ist das Ergebnis festgelegt?
    Der Output von Prozessen muss unbedingt mit Leistungsindikatoren bzw. Kennzahlen festgelegt sein.
  • Ist der Verlauf des Prozesses geregelt?
    Auch die Performance des Prozesses ist relevant und muss durch Leistungsindikatoren überprüfbar sein.
  • Ist die Zuständigkeit geklärt?
    Es müssen verantwortliche Personen für die Prozesse benannt werden (optimal inkl. Stellvertreterregelung).
  • Sind besondere Ressourcen erkannt und vorhanden?
    Eine Organisation ist immer branchentypisch eingerichtet. Gibt es jedoch Prozesse mit besonderen Anforderungen an Ressourcen (Räumlichkeiten, Apparaturen, Hygieneverhältnisse etc.), so muss das für die entsprechenden Prozesse bekannt und geregelt sein.
  • Ist der Input festgelegt?
    Nicht nur das Ergebnis eines Prozesses muss bekannt sein, sondern auch die Anforderungen an den Vorgängerprozess (sei er innerhalb oder außerhalb der Organisation).

Risikobasiertes Denken in der ISO 9001

In vielen Unternehmen ist Risikomanagement bereits aufgrund anderer Anforderungen (Gesetzgeber, Behörden, weitere Managementsysteme) angekommen. Entsprechende Methoden, die zur Risikoanalyse eingesetzt werden, können auch für das QM-Systeme angewendet werden. Somit haben Sie eine leichtere Handhabung des integrierten Managementsystems.

Sollte für Sie das Thema Risikomanagement neu sein, ergänzen Sie die o.g. Frageliste bezogen auf Prozesse um weitere Fragen:

  • Was kann im Prozess dazu führen, dass das angestrebte Ergebnis nicht erreicht werden kann?
  • Gibt es eine Bewertung dieser Unsicherheiten (Risiken)? Welches Ergebnis hat die Bewertung erbracht?
  • Welche Maßnahmen wurden aufgrund der Bewertung getroffen?

Interessierte Parteien

Die ISO 9001:2015 öffnet die Organisation nach außen. Es stehen nicht mehr nur die eigenen Prozesse im Blickfeld, sondern auch Faktoren von außen oder innen, die die Prozesse beeinflussen.

Möglicherweise ist auch dies ein neues Thema für Sie. Überlegen Sie, welche Personen oder Organisation Einfluss auf Sie hat. Das können sowohl interne (Entscheidungsträger, Personal) als auch externe Parteien (Behörden, Lieferantenkette, Geldgeber usw.) sein.

Wissen als Ressource

Wissensmanagement erhält auf Wunsch der ISO-Mitglieder Einzug ins Qualitätsmanagement. Know-how ist ein elementarer Aspekt, um sich auf dem Markt behaupten und positionieren zu können. Es geht nicht nur um das bekannte Thema Schulung und somit um den Erhalt und Neuerwerb von Wissen, sondern auch um organisationsbezogenes Wissen. Also: Wie wird etwas bei uns gemacht? Auch hier empfehle ich Ihnen vom Prozess her zu denken:

  • Welches Wissen ist für den Prozess notwendig?
  • Wie wird dieses Wissen „beschafft“ bzw. weitergegeben?

 

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